Le logiciel RéseauPresse
Présentation générale de RéseauPresse
RéseauPresse est une plateforme applicative composée de plusieurs modules couvrant l’ensemble des missions confiées aux dépositaires de presse, à l’exclusion de la comptabilité.
C’est un ERP (Entreprise Resource Planning) permettant aux dépôts de gérer la relation avec les points de vente de leur réseau (mission commerciale), de distribuer physiquement la presse (mission logistique) et de facturer et commissionner les marchands (mission financière).
Les modules de RéseauPresse partagent une base de données unique qui est propre à chaque dépôt.
Les dépositaires sont au cœur de la filière de distribution de la presse papier puisqu’ils reçoivent les exemplaires en provenance des éditeurs et des SADP et les livrent aux points de vente de leur réseau. Ils disposent à ce titre, avec Réseau Presse, d’un outil pour lequel l’interopérabilité avec les autres systèmes informatiques de la filière est un point clé.
Le système dialogue en amont avec les SADP en s’appuyant principalement sur le cahier des charges d’interopérabilité validé par les deux messageries. Il propose de plus, des interfaces avec les systèmes d’information des éditeurs de presse régionale.
L’outil échange en aval avec les systèmes informatiques des points de vente, afin que ces derniers disposent, sous forme électronique, des documents de distribution (bordereaux de livraison, de rappels, de crédits d’invendus, etc.) et qu’ils puissent, en retour, déclarer leurs invendus, signaler des anomalies et informer le dépôt des ventes réalisées.
Dans le même registre, Réseau Presse échange avec le portail Presse Connect conçu par les SADP et destiné aux diffuseurs, dont il étend le périmètre en y ajoutant un module dédié à la communication des marchands avec leur dépositaire.
Par ailleurs, le développement de RéseauPresse par des dépositaires pour des dépositaires a pour ambition de proposer à ceux-ci un ensemble d’outil d’analyse et de suivi aussi bien de leur activité interne que de la relation avec les diffuseurs. Ces outils permettent de mesurer et d’accroître la performance du dépôt aussi bien au plan logistique que commercial et financier.
Fonctions logistiques de RéseauPresse
RéseauPresse propose aux dépositaires des modules logistiques variés, adaptés aux différentes tailles et organisations des dépôts.
Ces outils permettent de traiter les exemplaires d’une manière uniforme et « massifiée », indépendamment du fait qu’ils proviennent de l’une ou l’autre des SADP, ou des éditeurs qui confient directement leurs titres aux dépositaires.
La notion de plateforme de distribution complémentaire – où sont notamment traités les quotidiens – est prise en compte pour les dépôts qui en disposent.
Logistique flux aller
Réception / Implantation :
RéseauPresse dispose d’un module de réception couplé à la phase de dégroupage (implantation) du papier reçu. Il permet de signaler des écarts en plus ou en moins et d’adapter les quantités à servir aux points de vente.
Mise « en case » :
La distribution de la presse est principalement réalisée dans les dépôts à l’aide de meubles de mise en case (souches) où chacune des cases est associée à un point de vente. Ce processus utilise des afficheurs lumineux installés au-dessus des cases (« Put to Light ») pilotés directement par l’application. Les colis produits sur les souches sont étiquetés et numérotés de manière unique. Le type de colis décasé est géré dynamiquement afin notamment de consigner les bacs.
Bordereaux de livraison :
RP fabrique en fin de nuit les bordereaux de livraison (BL) destinés aux points de vente. Ils sont produits sur les lieux de distribution, au fur et à mesure des fins de traitement. Les BL sont émis par e-mail (et/ou imprimés au besoin) et sont également transmis aux systèmes d’information des points de vente (cf. interopérabilité).
Logistique flux retour
Bordereaux de rappel d’invendus :
Les nouvelles parutions distribuées donnent généralement lieu au rappel des parutions précédentes des mêmes titres. L’outil les mentionne sur le document joint au BL : le BI (Bordereau de rappel d’Invendus). Le BI distingue deux catégories de marchandise qui doivent être préparées dans des colis distincts par les marchands : les parutions prioritaires et celles qui ne le sont pas. Le BI est transmis par e-mail ainsi qu’aux systèmes d’information des points de vente et sur le portail conjointement au BL.
Bordereaux d’invendus particuliers :
La fin de congé d’un point de vente donnent lieu à un bordereau de réouverture (BR) qui cumule les rappels ayant eu lieu durant la période d’absence. La fermeture définitive d’un point de vente ou sa suspension en fin de saison (PDV saisonniers) donne lieu à un bordereau de fermeture (BF) qui rappelle toutes les parutions en vente.
Contrôles des invendus au dépôt :
RP dispose d’un module destiné au contrôle du contenu des colis d’invendus préparés par les points de vente. L’opérateur scanne les codes à barre des parutions et enregistre les quantités. Les anomalies détectées donnent lieu à des rejets (invendus supérieurs aux fournis, parution non rappelée, retour prématuré, trop vieux).
Validation sur la base de la déclaration :
Une partie significative des invendus des points de vente est physiquement contrôlée (30% minimum). Le reste fait l’objet d’une validation « de confiance » sur la base de la déclaration informatique (ou papier) du point de vente. Le dépôt opère quotidiennement, via l’outil, des contrôles de la véracité des déclaratifs par un contrôle physique de la marchandise.
Tri des invendus :
Qu’ils soient contrôlés ou non, les exemplaires retournés par les points de vente sont triés par les dépôts. Le système indique aux opérateurs si une parution doit être retournées à la SADP (et dans quel conteneur) ou s’il faut la mettre en benne de recyclage du papier.
Bordereau de crédit d’invendu :
Lorsqu’une grande majorité des bordereaux d’invendus d’une journée a été traité, le dépôt procède à la clôture de la journée d’invendus. Le système génère alors un bordereau de crédit d’invendus (BCI) à destination des points de vente concernés. De la même manière que les BL-BI, ces documents sont transmis par e-mail (et/ou imprimés au besoin) et aux systèmes d’information des points de vente (cf. interopérabilité).
Transport
Plan de transport :
Les tournées de livraison des points de vente (et de récupération des invendus) au départ d’un dépôt ou de ses plateformes secondaires ne sont pas calculées par l’outil mais elles y sont renseignées de sorte que les colis préparés leurs soient affectés et qu’elles puissent être suivies et pilotées. RP permet de disposer d’un plan de transport différent suivant les jours de la semaine (en particulier dans le cas du dimanche et des jours fériés).
Documents de transport :
RP édite les documents de transport en fin de nuit, au fur et à mesure des fins de traitement, au moment du départ des tournées. Les liaisons inter-plateforme peuvent également donner lieu à l’édition de documents de regroupement.
Tracking des colis :
Un module de tracking des colis dans la phase de chargement du camion au départ de la tournée puis lors de chaque arrêt pour livraison et reprise d’invendu est en cours de finalisation. Il permettra de suivre en temps réel le déroulement des tournées et de signaler au chauffeur toute erreur de chargement ou de livraison.
Fonctions commerciales de RéseauPresse
RéseauPresse met à disposition des dépositaires des modules de gestion commerciale leur permettant d’assister et d’animer leur réseau de vente. L’objectif est de faciliter, simplifier et favoriser les ventes de presse des marchands.
Référentiel Clients (points de vente)
Gestion du référentiel :
Le réseau d’un dépôt comporte aujourd’hui en moyenne plus de 350 points de vente, certains dépôts dépassant les 1000. Dans ce cadre, RP propose à ses utilisateurs un accès rapide aux fiches signalétiques des clients regroupant leurs caractéristiques commerciales, logistiques, comptables, etc. (plus de 100 caractéristiques).
Mutation :
RP gère à date d’effet la vente d’un magasin, avec maintien des caractéristiques et des statistiques de vente du magasin lui-même et prise en compte des caractéristiques du nouveau propriétaire (contacts, informations légales, etc.). L’outil gère également la dimension financière de l’opération (cf. fonctions comptables et financières).
Vie du réseau :
La fermeture d’un point de vente pour congés, pour travaux, sa suspension en fin de saison entraine des réajustements tant logistiques (modification des tournées, bordereaux particuliers, etc.) que commerciaux (report possible des ventes qu’il réalise vers les points de vente proches notamment) ou comptables (arrêtés des comptes, etc.). L’outil permet de procéder à ces ajustements par la saisie (ou la réception en interface) de ces événements et la modification des paramètres de distribution associés.
Référentiel Titres/Parutions
Référentiel titres :
RP maintient un référentiel des titres nationaux fournis par les SADP et des titres locaux que le dépôt distribue. Les titres nationaux sont créés via les interfaces d’interopérabilité, les titres locaux sont créés directement dans RP.
Référentiel parutions :
Chaque parution (plus de 3000 par mois) donne lieu à la création d’une fiche dans l’outil (interface ou saisie). Sont notamment gérés les libellés, prix, codes à barre, dates de mise en vente, de rappel et de trop vieux, catégories de commission, de règlement, etc.
Gestion de la quantité
Réglage des parutions presse :
Le réglage est la détermination des quantités à servir aux points de vente presse. Pour les titres nationaux, les réglages transmis par les SADP ne sont modifiés qu’en cas d’aléa. Pour les titres locaux, RP fournit un outil de réglage permettant à l’utilisateur de s’appuyer sur les parutions récentes ou analogues et sur des objectifs de vente pour calculer les services.
Réassorts et mouvements de papier :
RP dispose d’un module de gestion du réassort utilisable pour les titres locaux et les titres des SADP pour lesquels le réassort local est autorisé. L’outil permet également de procéder au rééquilibrage des quantités disponibles entre points de vente : il permet de déplacer des quantités d’un point de vente trop chargé vers un point de vente en manque de papier.
Administration des ventes presse
Rectifications et réclamations sur fournis :
Des erreurs de préparation de commande ou de livraison peuvent se produire. RP permet aux points de vente ou au dépôt lui-même d’instruire une réclamation (origine PDV) ou une rectification (origine dépôt) et de procéder, le cas échéant, à une correction de quantité. Elle est notifiée au point de vente sur le BL du jour suivant.
Rectifications et réclamations sur invendus :
Idem fournis mais côté invendus.
Diversification (vente hors-presse)
Réseau Presse dispose d’un ensemble de modules dédiés à la diversification hors-presse. Ils permettent aux dépôts de proposer à leur réseau, dans le cadre d’une relation client/fournisseur classique, des produits hors-presse complémentaires sans lien avec la presse tels que des piles, de la papeterie, de la librairie, etc.
Ces modules partagent certaines fonctionnalités logistiques avec le flux presse mais en sont totalement séparés en termes de facturation et d’administration des ventes.
Fonctions comptables et financières de RéseauPresse
En tant que commissionnaires ducroire des SADP et des éditeurs locaux qui leur confient leurs titres, les dépositaires collectent le résultat des ventes des marchands de presse et leur versent les commissions qui leur reviennent.
Les ventes d’une parution se calculent par différence entre les exemplaires fournis et les exemplaires invendus. Les points de vente payent la marchandise vendue au prix net, c’est-à-dire au prix de vente des exemplaires (prix forts) auquel on retire le montant de leur commission.
L’outil Réseau Presse calcule et émet les documents comptables associés, les transmet aux points de vente et alimente le logiciel comptable du dépôt.
Relevés presse :
Les relevés de presse sont émis de manière hebdomadaire par les dépôts. Ils reprennent les montants des BL (fournis) et des BCI (invendus) de la période. Ces montants sont ensuite ventilés par catégorie de commission (taux de commissionnement qui dépend de la nature du titre), ce qui permet de calculer la commission de la semaine du marchand ainsi que le montant net à payer.
Relevés de compte :
Les montants à payer par les points de vente sont échéancés pour tenir compte de la durée de mise en vente des parutions. Les relevés de compte fabriqués par Réseau Presse annoncent les différés arrivés à échéance et indiquent ainsi aux points de vente le montant payable de la semaine. Il précise aussi les éventuels montants antérieurs en souffrance et les montant à venir.
Cadrage :
Le dépôt est facturé et commissionné par les SADP selon les mêmes modalités que celles par lesquelles il facture et commissionne son réseau. De ce fait, il reçoit des messageries des BL et des BCI ainsi que des relevés hebdomadaires.
Facturation hors-presse :
Concernant les marchandises hors-presse livrées au réseau, l’outil Réseau Presse procède à l’émission de factures et d’avoirs classiques avec décompte de la TVA et date d’exigibilité du paiement.
Interopérabilité
RéseauPresse met en œuvre des échanges informatisés bi-directionnels avec les différents acteurs de la filière.
Interface avec les éditeurs locaux (amont)
Les échanges avec les éditeurs locaux sont une version simplifiée des échanges réalisés avec les SADP.
Interface avec les SI des points de vente (aval)
Chaque point de vente dispose d’une zone d’échange qui lui est propre (compte sur un serveur FTP). Les différents systèmes d’information des points de vente se conforment au même cahier des charges pour procéder aux transferts.
En quelques
chiffres
63 domaines,
36 000 e-mails par jour,
19 800 bordereaux de livraisons journaliers
34 000 fichiers échangés avec les équipements informatiques des points de vente en fin de nuit
21 200 relevés hebdomadaires comptabilisant plus de 6 millions de mouvements presse (fournis, invendus, réassorts, réclamations, etc) enregistrés chaque semaine.
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